Hoe anonimiseer je documenten volgens de Wet open overheid?

De Wet open overheid (Woo) verplicht overheden om transparanter te zijn. Maar openbaarheid mag niet ten koste gaan van privacy. Daarom is het anonimiseren van documenten vóór publicatie essentieel. In dit artikel leggen we uit hoe je dat efficiënt en zorgvuldig aanpakt.

Wat is anonimiseren?

Anonimiseren betekent het onherkenbaar maken van persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie in documenten. Denk aan namen, adressen, BSN-nummers of financiële gegevens. Je bent als overheidsorganisatie wettelijk verplicht om deze gegevens af te schermen op basis van de Woo én de AVG. Er zijn twee vormen:

• Zwartlakken: gevoelige tekst onleesbaar maken, vaak in PDF.
• Gegevensverwijdering: velden in Excel, Word of databasebestanden weghalen.

Wanneer ben je verplicht om documenten te anonimiseren?

De Woo vereist dat gemeenten:

• documenten actief openbaar maken (bijv. via PLOOI),
• én verzoeken om informatie van burgers afhandelen.

In beide gevallen geldt: vertrouwelijke of persoonlijke informatie mag niet zonder meer openbaar worden. Daarom is anonimiseren cruciaal.

Zo pak je het aan – 5 praktische stappen

1. Inventariseer de documenten Bepaal wat actief openbaar moet of valt onder een Woo-verzoek.
2. Identificeer gevoelige informatie Zoek naar namen, BSN’s, e-mailadressen, bedrijfsgegevens, medische info of juridische passages.
3. Anonimiseer handmatig of automatisch
   • Handmatig: nauwkeurig, maar tijdrovend.
   • Automatisch: sneller en minder foutgevoelig — met tools zoals Anonify.
4. Controleer het resultaat Laat altijd iemand het einddocument beoordelen.
5. Leg je keuzes vast Noteer waarom je informatie hebt weggelaten en wie het heeft goedgekeurd.

Waarom kiezen voor automatische anonimisering?

Veel gemeenten gebruiken nog handmatige redactietools. Dat kost tijd én brengt risico’s met zich mee. AI-tools zoals Anonify herkennen gevoelige gegevens automatisch, besparen tijd en verkleinen de kans op fouten.

• ✅ Tot 70% tijdswinst
• ✅ AVG-proof
• ✅ Minder werkdruk voor Woo-teams

Wat levert goed geanonimiseerde Woo-documentatie op?

• ✔️ Minder risico op datalekken
• ✔️ Snellere verwerking van verzoeken
• ✔️ Betere naleving van de Woo en de AVG
• ✔️ Vertrouwen van burgers en media

Klaar voor een slimmere aanpak?

Anonify helpt je Woo-verzoeken snel, veilig en AVG-proof af te handelen. Of je nu zelf wilt anonimiseren of het liever uitbesteedt — wij bieden de juiste oplossing. 👉 Vraag een vrijblijvende demo aan