5 veelgemaakte fouten bij Woo-verzoeken (en hoe je ze voorkomt)
De Wet open overheid (Woo) verplicht overheden om transparanter te zijn, maar de uitvoering daarvan brengt in de praktijk flink wat uitdagingen met zich mee. Zeker bij het verwerken van Woo-verzoeken worden nog vaak fouten gemaakt — fouten die tijd kosten, juridische risico’s opleveren of tot onnodige vertraging leiden.
In dit artikel bespreken we vijf veelvoorkomende valkuilen en hoe je die als gemeente eenvoudig kunt voorkomen.
1. Documenten openbaar maken zonder anonimisering
Een van de grootste risico’s is het per ongeluk publiceren van documenten waarin persoonsgegevens of vertrouwelijke gegevens zichtbaar blijven. Dit is een directe schending van de AVG en kan leiden tot klachten of boetes.
✅ Oplossing: Zorg dat elk document vóór publicatie wordt gecontroleerd op gevoelige informatie. Lees ook: Hoe anonimiseer je documenten volgens de Wet open overheid.
2. Handmatig zwartlakken zonder controle
Veel organisaties gebruiken nog handmatige redactietools zoals Adobe Pro. Dat werkt op zich, maar het risico op menselijke fouten is groot. Denk aan vergeten zwarte balken, onzichtbare lagen die tóch exporteren of onjuist gemaskeerde gegevens.
✅ Oplossing: Kies voor AI-ondersteunde tools zoals onze softwareoplossing voor Woo-anonimisering en implementeer altijd een dubbele controle voor publicatie.
3. Geen onderscheid maken tussen actieve openbaarmaking en verzoekgestuurde openbaarmaking
De Woo maakt onderscheid tussen documenten die je actief moet publiceren (zoals beleidsstukken) en documenten die je alleen op verzoek hoeft te delen. In de praktijk worden deze twee nog vaak door elkaar gehaald, wat leidt tot verkeerde classificatie of vertraging.
✅ Oplossing: Stel duidelijke interne procedures op en wijs verantwoordelijkheden toe. Overweeg daarnaast om een dienst voor anonimisering in te schakelen om dit proces te versnellen.
4. Onvoldoende kennis van uitzonderingsgronden
Niet alle informatie mag zomaar geanonimiseerd worden. Sommige onderdelen mógen juist niet worden weggelaten, andere zijn verplicht. Veel fouten ontstaan door onduidelijkheid over de uitzonderingsgronden binnen artikel 5.1 van de Woo.
✅ Oplossing: Investeer in scholing of begeleiding van medewerkers en werk met een systeem dat jou automatisch wijst op gevoelige informatie, zonder dat je alles zelf hoeft te herkennen.
5. Geen documentatie van het anonimisatieproces
Bij veel gemeenten ontbreekt een goede vastlegging van wie wat heeft geanonimiseerd, wanneer en waarom. Dat maakt verantwoording achteraf lastig én zorgt voor extra risico’s bij bezwaarprocedures.
✅ Oplossing: Gebruik een tool of dienst die automatisch logt wat er is aangepast, zodat je altijd kunt aantonen dat je zorgvuldig hebt gehandeld.
Fouten voorkomen begint met het juiste proces en de juiste tools
Het anonimiseren van Woo-documenten hoeft geen ingewikkeld of foutgevoelig proces te zijn. Door te investeren in duidelijke werkwijzen en ondersteunende software, kun je als gemeente veel efficiënter én veiliger werken.
Meer weten over hoe wij gemeenten helpen met Woo-compliance?