Met de Woo neemt de druk op informatievoorziening toe. Gebruik deze checklist als uitgangspunt om te bepalen of je klaar bent voor de nieuwe realiteit van transparantie en privacy.
1. Procesinventarisatie
- Hebben we een overzicht van alle documenten die openbaar moeten worden gemaakt?
- Weten we welke afdelingen en systemen betrokken zijn bij Woo‑verzoeken?
- Is de workflow voor het verwerken en publiceren van documenten helder vastgelegd?
2. Systeemarchitectuur en koppelingen
- Beschikken we over een actueel overzicht van onze IT‑systemen (zaaksysteem, DMS, archief, intranet)?
- Zijn deze systemen gekoppeld, zodat documenten eenvoudig kunnen worden opgehaald en geanonimiseerd?
- Is er een oplossing aanwezig voor automatische anonimisering en audittrail?
3. Ambitie en cultuur
- Staan openbaarheid en privacy als kernwaarden in onze organisatiecultuur?
- Wordt er actief gestuurd op tijdige en kwalitatieve openbaarmaking?
- Zijn medewerkers zich bewust van de Woo en de gevolgen ervan?
4. Financiële middelen en eigenaarschap
- Is budget beschikbaar voor training, software en externe ondersteuning?
- Wie is eigenaar van het anonymiseringsproces en wie is verantwoordelijk voor de publicatie?
- Zijn deze rollen duidelijk belegd in de organisatie?
5. Privacy en beveiliging
- Wordt er gewerkt met versleutelde opslag en veilige verbindingen?
- Is 2FA actief voor alle accounts die toegang hebben tot documenten?
- Zijn bewaartermijnen en toegangsrechten vastgelegd en actueel?
6. Ketenpartners en webomgeving
- Stemmen we processen goed af met externe partijen, zoals archiefdiensten of IT‑leveranciers?
- Hebben we een toegankelijke webomgeving of portaal waar burgers documenten kunnen vinden?
- Is de website ingericht op toegankelijkheid en doorzoekbaarheid van gepubliceerde informatie?
Door deze checklist te doorlopen ontdek je waar nog actie nodig is. Wil je sparren over jouw situatie of heb je hulp nodig bij de implementatie? Plan een gratis adviesgesprek met ons team. We helpen je graag Woo‑proof te worden.