Waarom handmatig zwartlakken gemeenten tijd en geld kost
Veel gemeenten verwerken Woo-verzoeken nog altijd op de traditionele, handmatige manier. Medewerkers openen documenten, zoeken naar gevoelige informatie en lakken die zwart met tools als Adobe Pro of zelfs met een stift op papier. Maar deze aanpak is niet alleen omslachtig – hij brengt ook serieuze risico’s én verborgen kosten met zich mee.
1. Handmatig anonimiseren is extreem tijdrovend
Ieder Woo-verzoek vereist dat alle relevante documenten worden nagekeken. Medewerkers moeten pagina’s doornemen, persoonsgegevens en andere gevoelige data handmatig markeren en zwartlakken. Zeker bij grotere verzoeken kost dit uren tot zelfs dagen werk per dossier, wat leidt tot vertraging en oplopende personeelskosten.
2. Foutgevoeligheid zorgt voor AVG-risico’s
Zelfs de meest ervaren medewerkers kunnen een detail missen: een naam in een voetnoot, een e-mailadres in een bijlage, of metadata in een document. Een enkele fout kan al leiden tot het onbedoeld publiceren van persoonsgegevens, wat direct een datalek is onder de AVG – met kans op boetes en reputatieschade tot gevolg.
3. Dubbele controle maakt het nóg duurder
Vanwege de hoge foutgevoeligheid worden documenten vaak dubbel gecontroleerd. Dit vraagt nog meer capaciteit van je Woo-team, terwijl de werkdruk meestal al hoog is. Bovendien wordt vaak vergeten wie welke aanpassing heeft gedaan, wat het lastig maakt om bij klachten of bezwaren te achterhalen wie verantwoordelijk was.
4. Handmatig zwartlakken is technisch onveilig
Visueel lijkt een document misschien goed geanonimiseerd, maar in de praktijk zijn zwartgelakte teksten soms eenvoudig terug te halen, bijvoorbeeld via kopiëren/plakken of door verborgen lagen in een PDF. Dit brengt serieuze privacyrisico’s met zich mee en kan leiden tot ongewenste publicatie van gevoelige informatie.
5. Uitbesteden of automatiseren: sneller, veiliger en goedkoper
Steeds meer gemeenten kiezen voor volledige ontzorging via een Woo-anonimiseerservice als Anonify. Wij nemen het anonimiseren uit handen, gebruiken slimme AI om persoonsgegevens en gevoelige informatie te detecteren en zorgen voor een snelle, veilige verwerking van grote documentvolumes.
- ✔️ Veel sneller en goedkoper dan handmatig werken
- ✔️ Minder kans op fouten en datalekken
- ✔️ Volledig AVG-proof proces
- ✔️ Heldere logging en verantwoording
- ✔️ Meer capaciteit en minder werkdruk voor je team
Laat handmatig zwartlakken verleden tijd zijn
Het anonimiseren van Woo-documenten hoeft geen tijdrovende en risicovolle klus te zijn. Door te kiezen voor een professionele dienst of automatisering, bespaar je tijd, geld en voorkom je fouten. Zo zorg je voor veilige, zorgvuldige openbaarmaking – zonder onnodige druk op je medewerkers.
👉 Vraag een vrijblijvende demo aan of lees meer over onze Woo-service.