Zelfs met de beste intenties gaat het anonimiseren van documenten soms mis. Hieronder een overzicht van veelvoorkomende fouten en hoe je ze kunt voorkomen.
Onvoldoende verwijderen van tekstlagen
Veel mensen lakken tekst zwart in een PDF maar vergeten dat de onderliggende tekstlaag nog leesbaar is. Een simpele kopieer‑ en plakactie of OCR‑herkenning kan de verborgen tekst alsnog zichtbaar maken. Gebruik daarom software die niet alleen visueel maskeert, maar ook de tekstlaag verwijdert.
Indirecte identificatoren vergeten
Persoonsgegevens gaan verder dan namen en nummers. Een functietitel plus afdeling kan net zo goed tot een individu leiden. Denk ook aan adrescombinaties, kleine teams, of specifieke roosters die iemand identificeerbaar maken. Controleer documenten daarom niet alleen op expliciete persoonsdata.
Verwarring tussen pseudonimiseren en anonimiseren
Bij pseudonimiseren worden gegevens versleuteld en kan met een sleutel worden teruggereden tot de oorspronkelijke informatie. Dit valt nog steeds onder de AVG. Bij anonimiseren worden alle herleidbare gegevens definitief verwijderd. Sommige organisaties denken geanonimiseerd te hebben terwijl ze feitelijk pseudonimiseren. Wees duidelijk welke methode je gebruikt.
Geen kwaliteitscontrole
AI en geautomatiseerde tools zijn snel, maar mensen moeten de resultaten controleren. Als de handmatige controle wordt overgeslagen, kunnen fouten onopgemerkt blijven. Zorg voor een vier‑ogenprincipe: één persoon anonimiseert, een ander controleert.
Onbeveiligde opslag van de originele documenten
Een geanonimiseerde kopie is zinloos als de originele, niet‑geanonimiseerde versie onbeveiligd op een server staat. Zorg voor versleutelde opslag, beperkte toegangsrechten en duidelijke bewaartermijnen voor de originele documenten.
Geen procesdocumentatie
Bij een Woo‑verzoek moet je vaak kunnen aantonen hoe je hebt geanonimiseerd. Als stappen niet zijn vastgelegd, kun je bij klachten moeilijk onderbouwen wat er is gebeurd. Gebruik een tool met audittrail of zorg zelf voor gedetailleerde procesdocumentatie.
Voorkom deze valkuilen en vertrouw op een combinatie van slimme technologie en zorgvuldige controle. Met Anonify minimaliseer je fouten en leg je een heldere audittrail vast. Neem contact op als je meer wilt weten over onze aanpak.