Veel organisaties anonimiseren documenten nog steeds handmatig: medewerkers lakken teksten zwart in PDF‑bestanden of verwijderen gegevens in een tekstverwerker. Dat lijkt makkelijk, maar het is tijdrovend en foutgevoelig. Eén formulier redigeren kan acht tot tien minuten duren. In de praktijk betekent dit dat grote Woo‑dossiers uren of dagen in beslag nemen. Bovendien kunnen kleine fouten grote gevolgen hebben: een vergeten regel, een verkeerd weggelakte naam of een onzichtbare tekstlaag onder een zwarte balk.
Handmatig anonimiseren
- Tijdrovend – Elke pagina moet met de hand worden doorgenomen en bewerkt. Medewerkers besteden kostbare tijd aan repeterend knip‑ en plakwerk.
- Foutgevoelig – Mensen maken fouten. Een vergissing kan betekenen dat een persoonsnaam toch zichtbaar blijft of dat te veel tekst wordt verwijderd. Dit kan leiden tot privacy‑incidenten of onvolledige documenten.
- Inconsistent – Wat de één wel anonimiseert, laat de ander misschien staan. Zonder duidelijke richtlijnen ontstaat er verschil in de manier waarop data wordt verborgen.
Automatisch anonimiseren met AI
Automatische anonimisering gebruikt optische karakterherkenning (OCR) en kunstmatige intelligentie om gevoelige gegevens te identificeren. Dit biedt aanzienlijke voordelen:
- Snelheid en schaalbaarheid – Een AI‑tool kan tientallen pagina’s per seconde scannen en gemarkeerde gegevens direct onleesbaar maken. Hierdoor zijn zelfs grote dossiers in korte tijd verwerkt.
- Nauwkeurigheid – AI herkent patronen zoals BSN‑nummers, postcodes of e‑mailadressen en markeert deze consistent. Daardoor worden minder fouten gemaakt en blijft er minder over voor een handmatige check.
- Kostenbesparing – Minder handmatig werk betekent lagere personeelskosten en kortere doorlooptijden. Medewerkers kunnen zich focussen op de inhoudelijke beoordeling van documenten.
- Pseudonimiseren vs. anonimisering – Bij pseudonimiseren wordt informatie versleuteld maar kan met een sleutel worden teruggehaald tot de oorspronkelijke informatie. De gegevens blijven dan onder de AVG vallen. Bij anonimisering wordt alle herleidbare data definitief verwijderd, zodat de overblijvende informatie buiten de scope van de AVG valt. Anonify ondersteunt beide methodes, afhankelijk van de situatie.
Menselijke controle blijft nodig
AI is krachtig, maar het vervangt de mens niet. Na de automatische stap blijft het belangrijk dat een expert de markeringen controleert. Hij of zij kan beoordelen of er context is waarin bepaalde termen geen persoonsgegevens zijn of juist extra informatie moeten worden verwijderd. De combinatie van AI en menselijke controle levert de beste resultaten: snel, nauwkeurig en juridisch verantwoord.
Wil je ervaren hoe automatische anonimisering jouw werkproces kan versnellen? Probeer Anonify gratis uit of neem contact met ons op voor een demonstratie.