De Wet open overheid (Woo) vervangt de oude Wob (Wet openbaarheid van bestuur) en verplicht overheden tot meer actieve en tijdige openbaarmaking. Burgers hoeven niet meer zelf een verzoek te doen voor een groot deel van de informatie; overheden moeten informatie proactief publiceren. Maar wat betekent dit concreet voor jouw organisatie?
Verplichtingen en termijnen
- Actieve openbaarmaking – Een lijst van elf informatiecategorieën moet actief online worden gezet, van besluiten en vergunningsaanvragen tot onderzoeksrapporten en convenanten. Dit vraagt om een goed ingericht documentbeheer.
- Woo‑verzoeken – Burgers kunnen nog steeds een Woo‑verzoek indienen. De gemeente of instelling moet binnen vier weken reageren. Deze termijn kan éénmalig met twee weken worden verlengd. Snelle en correcte anonimisering is dus essentieel om binnen deze deadline te blijven.
Gevolgen voor processen en systemen
- Inventarisatie – Onderzoek welke documenten openbaar moeten worden en waar ze zich bevinden. Zijn ze verspreid over verschillende afdelingen, systemen of archieven? Maak een plan om deze informatie bij elkaar te brengen.
- Privacy en beveiliging – De AVG blijft onverkort van kracht. Je moet persoonsgegevens anonimiseren voordat je documenten publiceert. Daarnaast moet je zorgen voor veilige opslag en duidelijke bewaartermijnen.
- Architectuur en koppelingen – Koppel je zaaksysteem en documentmanagementsysteem met een anonymiseringsoplossing, zodat het proces zo min mogelijk handmatig hoeft te gebeuren. Dit voorkomt dubbele opslag en vermindert fouten.
Voorbereiden op de Woo
Begin tijdig met het trainen van medewerkers, het inrichten van processen en het kiezen van geschikte tools. Overweeg een platform als Anonify dat niet alleen anonimiseert maar ook koppelt met bestaande systemen en een audittrail bijhoudt. Heb je hulp nodig om jouw organisatie Woo‑proof te maken? Neem contact op voor advies op maat.