Verwerkersovereenkomst

1. Anonify verwerkt persoonsgegevens voor Klant om de Dienst te leveren: software die helpt persoonsgegevens en andere passages in documenten te lakken vóór openbaarmaking of verstrekking.

2. Deze overeenkomst loopt zolang de overeenkomst voor de Dienst loopt, en daarna zolang Anonify nog persoonsgegevens van Klant verwerkt.

3. Bij strijd over persoonsgegevens gaat deze overeenkomst voor de algemene voorwaarden. Hebben partijen een eigen, ondertekende verwerkersovereenkomst, dan gaat die voor.

1. Aard: opslaan van geüploade documenten, tekstherkenning, automatische analyse om mogelijke persoonsgegevens te markeren, tonen van voorstellen, vastleggen van beoordelingen, maken van gelakte exports, een auditlog, gebruikersbeheer, servicemails, support en beveiliging.

2. Doel: alleen het leveren van de Dienst aan Klant. Anonify gebruikt de gegevens niet voor eigen doelen en niet om AI-modellen te trainen.

3. Betrokkenen: iedereen die in de geüploade documenten voorkomt, zoals burgers, verzoekers, medewerkers, derden en kinderen, en de gebruikers van Klant.

4. Soorten gegevens: Klant bepaalt wat wordt geüpload. Dat kan alle soorten gegevens bevatten, ook het BSN, bijzondere persoonsgegevens, strafrechtelijke gegevens en gegevens van kinderen. Van gebruikers: naam, e-mailadres, organisatie, rol en inloggegevens.

1. Anonify verwerkt persoonsgegevens alleen op schriftelijke instructie van Klant. De overeenkomst voor de Dienst, deze overeenkomst en het gebruik van de Dienst door Klant gelden als instructie. Dat geldt ook voor doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

2. Moet Anonify op grond van de wet anders verwerken, dan meldt zij dat vooraf aan Klant, tenzij de wet dat verbiedt. Vindt Anonify een instructie in strijd met de AVG, dan meldt zij dat direct.

3. Klant bepaalt welke documenten worden geüpload en zorgt dat hij die gegevens mag laten verwerken.

Alleen personen die de toegang nodig hebben voor de Dienst, krijgen toegang tot persoonsgegevens. Iedereen die voor Anonify werkt en toegang heeft, is schriftelijk tot geheimhouding verplicht.

1. Anonify neemt passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 32 AVG), passend bij de mogelijk gevoelige aard van de gegevens. Anonify mag maatregelen aanpassen, als het beveiligingsniveau niet daalt.

2. Een beschrijving van de maatregelen sturen wij Klant op verzoek. Mail daarvoor info@anonify.nl.

3. Klant beheert zelf de accounts en rechten van zijn gebruikers.

1. Klant geeft algemene toestemming voor het inschakelen van subverwerkers, zoals voor hosting en het versturen van e-mail.

2. Op verzoek stuurt Anonify Klant binnen twee werkdagen schriftelijk de lijst van subverwerkers, met naam, vestigingsplaats, verwerkingslocatie en eventuele doorgifte buiten de EER.

3. Anonify meldt een nieuwe of andere subverwerker ten minste 30 dagen vooraf per e-mail. Klant kan binnen 14 dagen na die melding gemotiveerd bezwaar maken. Lossen partijen het niet op, dan mag Klant de overeenkomst kosteloos opzeggen voordat de wijziging ingaat.

4. Anonify legt subverwerkers ten minste dezelfde plichten op als in deze overeenkomst en blijft tegenover Klant verantwoordelijk voor hen.

Anonify geeft persoonsgegevens alleen door naar een land buiten de EER als daarvoor passende waarborgen gelden volgens hoofdstuk V AVG, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of standaardcontractbepalingen. Welke subverwerkers buiten de EER verwerken en op welke grondslag, staat in de lijst uit artikel 6.2.

1. Krijgt Anonify een verzoek van een betrokkene, dan stuurt zij dat binnen 5 werkdagen door aan Klant en beantwoordt zij het niet zelf.

2. Anonify helpt Klant redelijkerwijs bij verzoeken van betrokkenen, een DPIA, voorafgaand overleg met de Autoriteit Persoonsgegevens en vragen van toezichthouders. Standaardinformatie is kosteloos. Voor meer werk kan Anonify vooraf afgesproken redelijke kosten rekenen.

1. Anonify meldt een datalek zonder onredelijke vertraging aan Klant, uiterlijk binnen 24 uur nadat zij het ontdekte.

2. De melding bevat wat op dat moment bekend is: wat er gebeurde, welke gegevens en betrokkenen, de gevolgen en de genomen maatregelen. Anonify vult de melding aan zodra er meer bekend is.

3. Klant beslist of het datalek wordt gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen.

1. Klant mag de naleving van deze overeenkomst eenmaal per jaar laten controleren door een onafhankelijke auditor met geheimhoudingsplicht, of vaker bij een concrete aanwijzing van een tekortkoming. Klant kondigt een audit ten minste 30 dagen vooraf aan.

2. De kosten zijn voor Klant, tenzij de audit wezenlijke tekortkomingen bij Anonify aantoont. Dan herstelt Anonify die op eigen kosten en draagt zij de redelijke auditkosten.

3. Anonify stelt de informatie beschikbaar die nodig is om de naleving van artikel 28 AVG aan te tonen.

1. Klant bepaalt hoe lang gegevens in de Dienst blijven en kan documenten zelf verwijderen.

2. Klant exporteert zijn gegevens vóór het einde van de overeenkomst. Daarna kan dat alleen op verzoek per e-mail. Uiterlijk 30 dagen na het einde verwijdert Anonify alle persoonsgegevens van Klant, tenzij de wet bewaren verplicht. Kopieën in back-ups vervallen daarna volgens de vaste back-upcyclus en worden tot dan alleen gebruikt voor herstel.

3. Voor een gratis proefperiode geldt hetzelfde, gerekend vanaf het einde van de proefperiode.

4. Opschorting van de toegang wegens een betalingsachterstand verwijdert geen persoonsgegevens.

5. Op verzoek bevestigt Anonify de verwijdering schriftelijk.

1. Voor aansprakelijkheid geldt artikel 11 van de algemene voorwaarden. Artikel 82 en 83 AVG blijven gelden.

2. Plichten die naar hun aard doorlopen, zoals geheimhouding en verwijdering, blijven na het einde gelden.

3. Nederlands recht is van toepassing. Geschillen gaan naar de Rechtbank Midden-Nederland.

Contact: info@anonify.nl. Klant: het e-mailadres dat bij de bestelling is opgegeven.