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Kurze Antwort: Personenbezogene Daten schwärzen Sie in einer PDF, indem Sie die Daten technisch aus der Datei entfernen. Ein schwarzer Balken über dem Text reicht nicht. Das geht in sieben Schritten: Sie arbeiten mit einer Kopie, machen Scans per OCR durchsuchbar, lassen mögliche personenbezogene Daten von Software vorschlagen (etwa der Suchfunktion eines PDF-Editors oder einem KI-gestützten Werkzeug), prüfen jeden Vorschlag selbst, wenden die Schwärzung unwiderruflich an, kontrollieren in der exportierten Datei Textebene und Metadaten und dokumentieren Ihre Entscheidungen. Die Software schlägt vor, die Entscheidung trifft eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter.
Wenn Sie PDFs weitergeben oder veröffentlichen, etwa bei einem Antrag nach dem Informationsfreiheitsgesetz (IFG) oder einem Auskunftsersuchen, dürfen nur die Informationen herausgehen, die herausgegeben werden dürfen. Nach § 5 Abs. 1 Satz 1 IFG (Bund) darf der Zugang zu personenbezogenen Daten nur gewährt werden, soweit das Informationsinteresse des Antragstellers das schutzwürdige Interesse des Dritten am Ausschluss des Informationszugangs überwiegt oder der Dritte eingewilligt hat. Was nicht herausgegeben werden darf, muss tatsächlich aus der Datei verschwinden. IFG-Dokumente schwärzen
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen ordnet das Schwärzen als technisch-organisatorische Maßnahme ein:
„Beim Schwärzen in Dokumenten handelt es sich um eine technisch-organisatorische Maßnahme (TOM) gemäß Artikel 32 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dient dem Grundsatz der Datenminimierung (Artikel 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO).“
Ein gezeichnetes schwarzes Rechteck reicht nicht aus, wenn die Informationen darunter erhalten bleiben. Unter einem solchen Balken lässt sich der Text oft weiterhin markieren und kopieren. Die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte schreibt dazu:
„Doch überdeckt ist nicht gleich anonymisiert, denn Textpassagen sind häufig weiterhin auslesbar. […] Es kommt also darauf an, dass Daten nicht nur optisch, sondern auch technisch tatsächlich entfernt werden.“
Außerdem kann eine PDF Informationen enthalten, die Sie auf der Seite nicht sehen: Dokumenteigenschaften, Kommentare, Lesezeichen oder eine OCR-Textebene. Mit „Schwärzen“ meinen wir hier das Erstellen einer bereinigten Fassung zur Weitergabe oder Veröffentlichung. Das ist keine Garantie, dass die Daten im Sinne der DSGVO anonym sind.
Erstellen Sie eine Liste aller Dokumente und Anlagen und arbeiten Sie mit einer Kopie. Das Original bleibt unverändert. Wandeln Sie Word- oder Excel-Dateien zuerst in PDF um, damit Sie genau die Datei schwärzen, die Sie später auch weitergeben. Der LfD Niedersachsen empfiehlt außerdem, das Schwärzen nicht auf einem Datenträger vorzunehmen, mit dem Sie die Dokumente später weitergeben (etwa einem USB-Stick), weil sich dort unter Umständen ältere Dateiversionen wiederherstellen lassen [1].
Ein Scan ist ein Bild von Text. Ohne Texterkennung (OCR) kann Software darin keine Namen oder anderen Angaben finden. Die Qualität der Textebene oder des Scans beeinflusst die Erkennung.
Mit Anonify: Anonify unterstützt OCR für Scans. Die Erkennung hängt von der Scanqualität ab; prüfen Sie den Text und die vorgeschlagenen Schwärzungen.
Lassen Sie Software mögliche personenbezogene Daten finden und markieren. Das geht über die Suche nach Wörtern und Mustern, etwa E-Mail-Adressen und Telefonnummern, oder mit KI, die auch Namen im Fließtext als Vorschlag markiert. Nutzen Sie die Erkennung als Ausgangspunkt für die Suche nach Namen, Kontaktdaten und Kennnummern. Prüfen Sie auch Tabellen, Bilder und Informationen, die die KI nicht vorgeschlagen hat.
Mit Anonify: Die KI sucht nach möglichen personenbezogenen Daten und sensiblen Passagen. PDF anonymisieren mit Anonify
Gehen Sie alle Markierungen durch und ergänzen Sie, was die Software übersehen hat. Achten Sie auch auf Kombinationen von Angaben: Eine Funktion, ein Ort oder ein Ereignis kann eine Person erkennbar machen, auch wenn der Name fehlt. Schwärzen Sie nicht pauschal alle Namen oder personenbezogenen Daten. Ob eine Angabe herausgegeben werden darf, entscheidet Ihre Behörde im Einzelfall.
Mit Anonify: Prüfen Sie die Vorschläge, ergänzen Sie übersehene Daten und beachten Sie die getroffenen Veröffentlichungsentscheidungen.
Wenden Sie echte Schwärzungen an. Ein schwarzer Balken über dem Text reicht nicht, ebenso wenig weiße Schrift auf weißem Grund oder ein schwarzer Texthintergrund [1]. Verwenden Sie eine Funktion, die den markierten Text tatsächlich aus der Datei entfernt, und kein Zeichenwerkzeug, das nur eine Fläche darüberlegt. Der LfD Niedersachsen formuliert es so: „Entfernen Sie die zu schützenden Daten – es reicht nicht, diese zu verdecken oder ‚unsichtbar‘ zu machen.“ [1]
Öffnen Sie nach dem Export die Datei erneut, die Sie tatsächlich herausgeben wollen. Suchen Sie darin nach einem geschwärzten Namen und versuchen Sie, den Text rund um einen schwarzen Balken zu markieren und zu kopieren. Finden Sie den Namen noch, ist er nicht wirklich entfernt. Prüfen Sie die Fassung zur Veröffentlichung auf Kommentare, nachverfolgte Änderungen, Dokumenteigenschaften und Angaben zum Autor. Kontrollieren Sie bei Scans auch die OCR-Textebene und bei komplexen PDFs mögliche Ebenen oder Formulardaten.
Die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte weist darauf hin, dass sich personenbezogene Daten „häufig auch in den Metadaten von Dateien“ verbergen, zum Beispiel wer zu welcher Uhrzeit Änderungen vorgenommen hat [2].
Halten Sie die Abwägungen und die Gründe für das Weglassen von Informationen in der dafür vorgesehenen Akte fest.
Mit Anonify: Laden Sie die PDF herunter und prüfen Sie die endgültige Version vor der Weitergabe oder Veröffentlichung. Dokumentieren Sie Offenlegungsentscheidungen in Ihrer eigenen Akte.
Adobe beschreibt in der Hilfe zu Acrobat Pro, wie Sie Inhalte aus PDFs schwärzen [3]:
Mit „Text suchen und schwärzen“ lässt sich laut Adobe nach einzelnen Wörtern oder Ausdrücken, nach mehreren Wörtern bzw. Ausdrücken und nach Mustern suchen [4]. Bei diesem Ansatz suchen und markieren Sie selbst, Dokument für Dokument.
Anonify unterstützt die Schwärzung von PDF-Dokumenten. Die KI sucht nach möglichen personenbezogenen Daten und sensiblen Passagen. Sie prüfen und korrigieren das Ergebnis vor dem Export. Anonify analysiert Text in digitalen und gescannten PDFs. Die Erkennung hängt von der Textebene und Scanqualität ab.
Ihre Dokumente werden in der EU auf europäischen Servern verarbeitet. Kundendokumente werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. KI ersetzt keine rechtliche Bewertung. Ihre Organisation entscheidet, was weitergegeben werden darf, und kontrolliert die Schwärzungen vor der Veröffentlichung. Testen Sie repräsentative Dokumente; setzen Sie keine vollständige Erkennung von Handschrift oder komplexen Formularen voraus. PDF anonymisieren mit Anonify Sicherheit und Dokumentenverarbeitung
Einen Überblick über weitere Schwärzungsprogramme (On-Premises, lokal, SaaS, Browser) finden Sie hier: Vergleich von Schwärzungssoftware für Behörden
Unabhängig vom Werkzeug gilt: Kontrollieren Sie immer die exportierte Datei selbst (Schritt 6).
Nein. Ein gezeichnetes schwarzes Rechteck reicht nicht aus, wenn die Informationen darunter erhalten bleiben. Oft lässt sich der Text markieren und in einen Texteditor kopieren. Sowohl der LfD Niedersachsen als auch die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte verlangen, dass die Daten technisch entfernt werden [1][2]. Prüfen Sie die tatsächlich exportierte Datei, auch auf verborgene Informationen.
Prüfen Sie Dokumenteigenschaften wie Autor und Titel, Kommentare, nachverfolgte Änderungen, Lesezeichen, Anlagen, Ebenen und bei Scans die OCR-Textebene. Der LfD Niedersachsen empfiehlt, Office-Dokumente als PDF zu exportieren und nur diese Datei weiterzugeben, damit sich keine älteren Versionen wiederherstellen lassen [1].
Das hängt vom Dienst und von Ihrer eigenen Prüfung ab. Der LfD Niedersachsen nennt Online-Tools, bei denen die Originaldatei in die Cloud geladen werden muss, als nicht geeignet [1]. Die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte weist darauf hin, dass solche Dienste „unter Umständen weitere datenschutzrechtliche Risiken“ mit sich bringen, und rät, genau zu prüfen, ob ein lokal installierter PDF-Editor die bessere Wahl ist [2]. Klären Sie vor dem Einsatz eines Online-Dienstes Verarbeitungsort, Zugriffsregelungen, Aufbewahrung und Löschung. Dokumente werden in der EU auf europäischen Servern verarbeitet. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist für die Beschaffung verfügbar. Verwenden Sie für einen ersten Test fiktive Beispieldaten.
Nein. Prüfen Sie sowohl die vorgeschlagenen Schwärzungen als auch möglicherweise übersehene Informationen. Die endgültige Bewertung bleibt bei Ihrer Organisation. KI ersetzt keine rechtliche Bewertung.
Werden durch eine fehlerhafte Schwärzung schützenswerte personenbezogene Daten offengelegt, kann das eine Datenpanne sein. Die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte weist darauf hin, dass der Verantwortliche diese dann nach Artikel 33 DSGVO der zuständigen Aufsichtsbehörde melden muss [2]. Prüfen Sie deshalb die endgültige Datei gründlich, bevor Sie sie herausgeben.
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